Електронний документообіг як один із інструментів бізнес-інжинірингу

Abstract

У статті визначено поняття «бізнес-інжиніринг», окреслена мета бізнесінжинірингу, основні принципи бізнес-інжинірингу. Проаналізовано системи електронного документообігу й їхню організацію, наведено основні вимоги до систем електронного документообігу та подано пріоритетні завдання таких систем. Сформульовано загальні принципи побудови, функціонування системи електронного документообігу й перешкоди, що виникають у процесі їх встановлення. Виокремлено етапи історіографії дослідження документів в електронній формі в Україні, виділено відмінності між паперовим і електронним документом, розглянуто переваги: економія часу, виключення можливості того, що документ буде безповоротно втрачено, більше гнучкості щодо фізичного місцезнаходження співробітників, підвищення безпеки інформації й документів і недоліки: необхідність фінансових і технічних можливостей, потреба навчання для персоналу, можливість зламу системи. Перераховано можливості, які надає автоматизація документообігу. Досліджено вітчизняний і зарубіжний досвід застосування механізмів виготовлення, пошуку, передачі, зберігання, аналізу електронних документів. Проаналізовано нормативно-правові акти, закони, що врегульовують відносини, які виникають у сфері застосування електронного документообігу, і закріплюють статус електронного цифрового підпису. Розглянуто сервіси для роботи з документами як один із варіантів формування документообігу в організації, виділено найвигідніший сервіс для малих і великих підприємств. Визначено проблеми впровадження електронного документообігу на вітчизняних підприємствах: небажання підприємців впроваджувати нове, недосконалість українського законодавства щодо статусу, юридичної сили електронного документа, електронного підпису, а також порядку зберігання електронних документів. Ключові слова: бізнес-інжиніринг, електронний документообіг, цифровий підпис, електронний документ, електронний документообіг, інформаційні технології, електронний цифровий підпис, система електронного документообігу.

In article the concept "business engineering", the outlined purpose engineering business is defined, defined the basic principles engineering business. Electronic document management systems and their organizations are analyzed, it is provided the main requirements to electronic document management systems and it is given priority problems of such systems. It is formulated the general principles of construction and functioning of the electronic document management system and an obstacle arising in the course of their installation. Stages of a historiography of a research of documents in an electronic form in Ukraine are allocated, it is marked out differences between the paper and electronic document, considered advantages: saving of time, an exception of a possibility of what the document will be lost forever is more than flexibility on physical location of employees, increase in safety of information and documents and shortcomings: Need of financial and technical capabilities, requirement training for personnel, a possibility of breaking of a system. It is listed to an opportunity which is given by document flow automation. Domestic and foreign experience of use of mechanisms production, search, transfer, storage, the analysis of electronic documents is investigated. Normative legal acts, laws which regulate the relations which arise in scope of electronic document flow are analyzed, and set the status of the digital signature. It is considered services for work with documents as one of options of formation of document flow in the organization; it is allocated the most favorable service for small enterprises and for large enterprises. Problems of introduction of electronic document flow at the domestic enterprises are defined: Unwillingness of businessmen to introduce new, imperfection of the Ukrainian legislation concerning the status, validity of the electronic document and also an order of storage of electronic documents.