Документообіг у системі фінансового обліку підприємства: напрями оптимізації в умовах цифровізації

Abstract

Метою статті є дослідження документообігу як основного елементу методу бухгалтерського обліку та інституційної основи формування достовірної фінансової інформації в умовах цифровізації економіки. Обґрунтовано, що трансформація документообігу від паперових до електронних форм зумовлює зміну організації облікового процесу, підходів до внутрішнього контролю, управління ризиками та інформаційної безпеки. Напрями вдосконалення електронного способу документування були досліджені за допомогою методів порівняння, аналізу, синтезу. Результати дослідження: обґрунтовано, що перехід до електронних форм документування змінює підходи до внутрішнього контролю, управління ризиками та інформаційної безпеки; систематизовано нормативно-правове регулювання електронного документообігу з урахуванням міжнародних стандартів і воєнного стану; розкрито функціональні можливості сучасного програмного забезпечення на різних етапах документообігу та визначено їх вплив на якість фінансової звітності; запропоновано напрями оптимізації електронного документообігу в системі фінансового обліку. Практична значимість дослідження визначається можливістю використання його результатів підприємствами приватної форми власності для оптимізації електронного документообігу, підвищення якості фінансової звітності та забезпечення безперервності облікового процесу. The purpose of the article is to conduct a comprehensive study of document flow as a fundamental element of the accounting method and the institutional basis for the formation of reliable financial information in the context of the digital transformation of Ukraine's economy. The paper systematically analyzes the evolution of document flow from traditional paper forms to modern electronic formats, which causes radical changes in the organization of the accounting process, approaches to internal control, risk management, and ensuring information security of enterprises. Using methods of comparative analysis, synthesis, and generalization, the main advantages and disadvantages of electronic document management compared to “paper” document management are investigated, in particular in terms of speed, accessibility, cost, and level of security. Particular attention is paid to the functional capabilities of modern software (M.E.Doc, Vchasno, ERP systems, etc.) at various stages of document management – from creation and registration to transfer, storage, and reporting – and their direct impact on the quality of financial reporting is determined. The article systematizes the multi-level system of regulatory and legal regulation of electronic document flow in Ukraine – from international standards (IFRS, agreements with the EU) to local company orders – taking into account the requirements of European integration. Based on the research, a comprehensive model of information interaction between the accounting system and the electronic document management service has been proposed, and structured directions for optimizing electronic document management in the financial accounting system have been developed. The proposed directions cover methodological, organizational, technological, personnel, and institutional levels and are focused on creating a holistic digital ecosystem aimed at increasing the transparency, reliability, and analytical value of financial information, which is key to improving the competitiveness and ensuring the sustainable development of Ukrainian enterprises.